N.B.Iお問い合わせシステム
N.B.Iいお問い合わせシステム(以下、本システム)は、お問い合わせメール情報の管理を行うためのシステムです。Webブラウザ上の操作インターフェースを持ち、お問い合わせごとに情報を整理し、取り扱うことができます。
本システムはメールサーバおよびデータベースと連携して動作します。また、メールだけでなくウェブインターフェースから直接お問い合わせ情報を登録する事もできます。
本システムの機能
本システムは、指定されたメールアドレス（サポート用アドレスなど）へ送信されたメールを分類し、管理するためのツールです。メーラーとしての機能は有しません。お問い合わせ担当者各人がおのおの行ったメールのやりとりを集積し、付随する情報を管理することが出来ます。
本システムの利用が想定されている場面として、たとえば、窓口となるメールアドレスが1つだけあり、そこへ送られるお問い合わせに対応する担当者が複数いる状況があげられます。
指定されたメールアドレスへ送信されたメールをもとに、お問い合わせ情報をデータベースに蓄積します。その際に、それが新規のお問い合わせなのか、既存のお問い合わせへの返信なのかを自動的に判定し、データベースを更新します。
お問い合わせ対応担当者の、ユーザー管理を行うことができます。担当者名とメールアドレスを登録しておくことで、メールでのやりとりから自動的に担当者を判断し、蓄積されたお問い合わせ情報を更新します。
お問い合わせの進捗管理などを、Webインターフェースから行えます。進捗ステータスはもとより、最初のお問い合わせメールが届いた日時、対応開始日時、完了日などを管理することが出来ます。
未完了な進捗状況のまま、更新されずに一定期間が過ぎたお問い合わせに対して、担当者に自動的に通知メールを送信する機能があります。
担当者毎にすべてリモートワークにて対応することが可能になります。
本システムを利用するメリット
本システムを利用すると次のようなメリットがあります。
- 同一のメールアドレスへのお問い合わせを、一件ずつ個別に管理することが出来ます。
- お問い合わせごとに、担当者や進捗状況を登録することで、漏れなく確実にお問い合わせ情報を管理できます。
- 遅延通知機能により、古いお問い合わせが埋もれてしまうことを防げます。
- メールのやりとりから自動的に情報を拾い上げ、お問い合わせ情報の一部が登録・更新されます。そのため、管理の手間が軽減されます。
- 検索機能により、目的のお問い合わせを素早く見つけることが出来ます。
画面構成
本システムのWebインターフェースの構成は図のようになっています。
実際の運用画面
